Einführung der elektronischen Rechnungseingangsbearbeitung in der Gemeinde Hohe Börde

Aufgrund des Gesetzes zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen sind auch Kommunen ab November 2019 rechtlich verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können.

Deshalb führt die Gemeinde Hohe Börde bereits ab Januar 2018 die digitale Rechnungseingangsprüfung, gestützt durch ein Dokumentenmanagementsystem ein.

Im Mai 2017 fand hierfür ein gemeinsamer Workshop mit der IT- Consult Halle GmbH, dem externen IT- Dienstleister der Gemeinde Hohe Börde, sowie mit dem Hersteller des im Rathaus eingesetzten Finanzverwaltungsverfahrens, der mps solutions Gmbh statt.

Derzeit werden die erforderlichen Schnittstellen durch die IT- Firmen programmiert. Ab der dritten Kalenderwoche 2018 soll parallel zur normalen Rechnungseingangsbearbeitung der Testlauf für die digitale Rechnungseingangsbearbeitung starten. Verläuft dieser erfolgreich werden im März 2018 alle Mitarbeiter der Gemeindeverwaltung geschult. Das gesamte Rathaus soll im April 2018 auf die digitale Rechnungseingangsbearbeitung umgestellt werden. 

„Mit der Umstellung wird auch die digitale Ablage eingeführt. Dadurch wird Papier eingespart. Ein Zugriff auf die Unterlagen ist jederzeit von den zuständigen Mitarbeitern des Rathauses möglich“, sagt Kämmereimitarbeiterin Andrea Krickau.

Mitarbeiterinnen der Gemeinde Hohe Börde Andrea Krickau (von links), Annika Büder und Kristina Schweinhagen arbeiten ab 2018 mit dem elektronischen Rechnungseingang.

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